年会会议接待方案(共3篇)

2023年11月23日发(作者：荣威rx3配置参数)

年会会议接待方案 (共3篇)

年会会议接待方案为确保各项会议接待工作的顺利进行，

特制定会议方案如下：一、会议主题：待定二、会议时间：

20xx年x月x日至20xx年x月x日三、会议地点：Xxx-xxx-x

酒店。四、环境布置（一）会场外区域布置酒店外围环境：

灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。（二）会场内

主要区域布置1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜

花。2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐

厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。五、

会议内容第一板块 会 议（一）会议时间：20xx年x月x日、

x日、x日（二）会议地点：待定（200人会议厅）（三）会

议内容：待定（四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者

课桌式摆放2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花3）会议用

品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾4）会场氛围：水牌制作、

背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、X展

架1（五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要

急于离场，按 序下楼，在指定地点合影留念。地点：凯宾

斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子）可以给领导安排座椅，

座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。第二板块 晚 宴

（一）晚宴时间：20xx年x月x日晚（具体时间待定）（二）

晚宴地点：餐厅待定（三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐

形式（四）晚宴布置：室外：空飘（8个）（空飘内容： ）、

悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、

灯光音响、特效。餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内

容介绍）第三板块 会议接待（一）工作内容1、会议流程策

划；2、编撰、印刷会议接待手册；3、机场、火车站等埠提

供窗口接送机服务；4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；7、提供会议期间车辆

的调配、服务工作；8、提供机（车）票的订购服务工作；9、

提供专业接待人员服务工作；210、根据需要，提供其他公

务活动服务工作； 11、提供物流、土特产品代购等其他服

务工作； （二）、组织机构及职责 1、综合协调组 工作职

责：（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作； （2）

负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作； （3）负

责与组委会内部的全面对接工作；（4）负责落实省市、组委

会领导的接机（车）安排；（5）负责组织、牵头一切有关接

待工作的参与人员沟通、协调工作；（6）负责接待服务手册

的编制工作； 2、接待服务组工作职责：（1）负责嘉宾的接

机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。（2）负责

对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、

与会具体意向；（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住

宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会

议服务；（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站

安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾

的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、

机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；（5）负责协

助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备

好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房

间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）（6）负责会同综

合协调组完成接待服务手册的编制工作； 3、服务保障组工

作职责：（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现

场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一

拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排（2）负责

本组工作人员的一切后勤保障工作。第四板块 会后考察一、

会后考察：1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考

察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点

及线路安排发放到每位嘉宾手里。2、如果会后考察属于自

愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。（费用

自理）二、当地游览服务（20人或以上/车）（淡季报价）1、

东线一日游：兵马俑，华清池，城墙，午餐 价格：298/

人； 2、西线一日游：乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐 价

格：380/人； 3、市内一日游：城墙，碑林，大雁塔，午餐 价

格：210/人；以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元

标准中餐一次 4、东线二日游：兵马俑，华清池，华山，3

正1早，华山3星级住宿，缆车上下 价

格：780/人 5、北线二日游：黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔

山，纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，延安三星级宾馆住

宿 价格：958人以上报价包含门票、车费、导游服务

费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早

餐一次。 二、其他服务：如果您还有其他服务需要帮忙，

我们将为您提供更好的服务。 1、专业礼仪接待：按照规格

提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。 2、可提供代订餐饮3、

订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录

后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直

接随送机人员前往机场。 接送机收费标准备注：会根据客

户航班到达时间进行统筹接机安排附：会议要求调查表#2楼

回目录会务接待方案年会会议接待方案 | 2016-12-15 17:33

一、接待时间1月9日-1月10日其中：1月9日：嘉宾全天

报到,接机、接站； 晚上年会暨颁奖晚会；1月10日上午部

分领导嘉宾参观阳光整形美容医院，部分嘉宾返程送机、送

站，下午基本返程送机、送站完毕。具体行程安排请参见附

件1。二、接待对象本次会务接待工作对嘉宾进行细分，采

取重要贵宾、一般嘉宾分级接待的方式，并按照以下分类进

行接待：（一）一级接待：（套房/豪华房）1、中整协/国家卫

计委/各省整协领导约 人；2、重要专家学者约 人。（二）

二级接待：（标准间）1、地方市级整协有关领导等，约 人；

2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。（三）普通接待：1、

业务单位参会嘉宾；2、其他嘉宾等；3、演职人员/会务人员

/安保等工作人员（ 名）。三、接待地点根据今年大会的接

待规模、接待的级别，选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点；

在南山区域择方便出行的1-2家酒店为应急接待酒店。（海

景、威尼斯、威斯町）四、人员配置深圳 整形美容医院统

筹负责本次年会承办及接待任务。2015年行业年会暨颁奖典

礼晚会筹备委员会主任：副主任：具体人员及分工另文。五、

接待流程（一）接待准备1、专人统计大会登记的参会嘉宾

信息；2、每日及时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相

关事项和信息，及时更改变动信息；3、前期电话跟踪所有

来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体，确认其来深要求细

节，报组委会主任并执行主任处以便安排布署；4、确定代

表来深具体时间、人数、性别、联系方式、出发地点及航班

号、车次、住房要求、客人的餐饮习惯等详细情况。5、提

前领取、分好房卡、餐券、会务资料等，根据大会要求做好

接待准备工作。（二）接机接站1、1月9日7：30至18：00

在深圳机场/深圳北站安排专人接机，配备欢迎标识；2、调

度接待车辆运送参会代表前往下榻酒店；每趟航班到达等候

时间不超过30分钟；每车配备服务人员1名。3、根据参会

嘉宾航班情况制作《接机（站）时间表》、《送机（站时间表》；

制作双面的接机（站）牌；（三）酒店安排1、酒店专项接待

安排：在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识，酒店大

堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌，大堂、楼层电子信息

屏滚动播放本次活动信息；设置与会议相关的信息公示版

（牌）；2、酒店设“会务组联络处”。安排 名工作人员，负责

参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会

代表房间发放个性化温馨提示；会议期间负责指引、组织参

会代表乘车、用餐等各项后勤保障工作。3、每间嘉宾住房

内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图，赠送当天

《深圳特区报》，王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张，入住

当天备水果1份；贵宾客房提供定制性菜单服务，贵宾和女

士接待，预留非吸烟楼层客房；入住当天备鲜花水果各1份；

4、提供会务车辆，根据要求编制运行时间表并分发至嘉宾

房间； 5、预留会务人员、医疗人员的工作用房，并安排工

作用餐；6、提供叫早、叫醒服务；及时收集整理来宾入住

建议和需求，不断改进服务；（四）交通保障1、接机车辆安

排，根据接机客人的数量不同，安排不同车辆接待。因涉及

接机（站），嘉宾联系、报到、临时调配等，拟由组委会委

托租车公司租借小型轿车 辆；7座商务车 辆，考斯特 部，

中巴 辆，用于1月9日接机/接站；2、引导贵宾上指定专车，

随车配备服务人员一人，沿途随车服务人员做深圳景观与大

会相关内容介绍；3、每20分钟一班，即到即走；对集中乘

机抵达的领导和嘉宾，预留专用接机轿车、考斯特或中巴；

接机路线：深圳机场——广深高速——深南大道——洲际酒

店。特别注意：①如乘火车或汽车等交通工具抵深的来宾，

实行电话预约接站，提前24小时与来宾确认接站信息，安

排机动车辆调度接站。 ②重要领导和嘉宾需预留贵

宾通道，献鲜花。 ③每辆车应配备瓶装饮用水。4、

酒店、会场应急车辆，7座商务车 辆，轿车 辆，中巴 辆。

5、送接机（站）：1月10日自早上7:00开始，每半小时1

班专车由下榻酒店发至深圳机场，具体车辆安排根据嘉宾行

程安排9日下午前由各接待对接人另行确定，报总调度统一

调配车辆及送机人员。特别注意：重要领导和嘉宾需预留贵

宾通道。6、配备车辆组成专用车队，统一编号并配有活动

标识的专用车证； 7、司乘人员：除小车以外，其余每车配

司机1人，组委会工作人员1名。 8、嘉宾登机祝福与航班

起飞确认短信； 9、嘉宾平安抵达确认短信； （五）用

餐安排参会代表凭餐券在下榻酒店用早餐，午餐、晚餐及饮

水按组委会相关安排执行。1、接待酒店提供自助早餐服务；

2、负责安排演职人员、会务人员及治安、消防、卫检人员

的工作用餐。中国整形美容协会 2015年年会暨颁奖典礼晚

会 行程安排表（持续更新中）中国整形美容协会2015行业

年会活 动 流 程年会活动主要流程时间：2016年1月9日

（星期日）19:00—22:00 地点：深圳华侨城洲际大酒店宴

会厅特别邀请深圳电视台著名资深当家主持人董超、孟媛主

持年会全部宣传活动。1）特斯拉专车组成的美丽迎宾车队

迎接政府领导、总会领导、大咖专家、企业总裁；2）医美

模特引导嘉宾走红地毯通过品牌长廊；3）现场大屏幕播放

企业宣传片、各分会新年祝辞VCR； 4）主持人宣布年会开

始5）开场节目—美丽中国 欢心鼓舞 6）领导、专家、赞助

商代表致辞 7）表彰、颁奖 8）节目表演 9）现场抽奖10）

李云迪演奏钢琴协奏曲《黄河》 11）全体嘉宾合唱《难忘

今宵》 12）宣布年会结束#3楼回目录公司会议接待方案年

会会议接待方案 | 2016-12-15 21:58为了接待XXXX年X月

X日，XXXXXXX一行到公司参观，为确保本次活动有序开

展，特制定如下接待方案：1. 接待时间：2015-07-04 14：00-

-2015-07-05 10:00二、接待地点：XXXX、XXXX、三、接

待对象：XXXXXXXXX四、参观路线及时间表：2015-07-04

14：00派车到XXXX→15：00工厂参观→16：00离开XX

前往XX→16：30XXXXX→16：10XXXX沙盘讲解→16：

25XXXXX参观→17：00离开XX→17：30 XXXX假日酒店

→17：35酒店会议室（项目讲解与政策沟通）→18：00酒

店晚宴→18：30休息→次日9：00送离XX，欢送五、 接待

前准备工作安排：1.成立接待小组组 长：XXX（董事长）副

组长：XXX（总经理）、XXX（副总经理）、XXX（总监）

成 员：XXX、XXX、XXX参观团到其部门，由部门总监负

责陪同讲解。2.职责2.1.1XX行政部（XXX）：2.1.1.1

负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。A、在大门设

置两名形象保安。B、在行政大楼LED更改欢迎字幕：热烈

欢迎XXXXXXXXXXX贵宾莅临参观考察2.1.1.2XX厂（负

责人：XXXX）：A、负责现场的清洁卫生B、负责现场的工

作秩序C、负责参观路线D、负责现场的讲解第1页 共3

页 内部资料 严禁外传 违者必究2.1.1.3XXXXX（负责人：

XXX）：A、负责现场的清洁卫生B、负责现场的工作秩序C、

负责参观路线D、负责现场的讲解2.2.1政部人事

部（负责人：XX）2.1.1.1保洁（负责人：XXX）：A保洁于

X日下午开始对XXXX外进行清扫，尤其是地面的顽迹。B

4日早上8:00上班，再次打扫确保XXXX外围，XX周围清

洁卫生。C XXXX室内清洁，洗手池外无水渍，卫生间无异

味，纸巾完备。D XXX室内及外围清洁，无白色垃圾。2.1.1.2

保安（负责：XXX）A 保安于XXX（区域）安排两人、XXXX

正门外两人、XXX正门外【XXX】、XXX【XXX】石凳外设

置太阳伞。安排四名形象保安穿保安工作装，戴白手套。形

象保安于4日14:30分到位。B 4日早7:30XXXX路口安排

一名保安，放置锥形桶，禁止一切车辆进入XXXX外围。在

参观领导到来之前，打开通道，并行礼。车辆过后，再将锥

形桶复原，禁止非参观车辆进入XXXX外围。C 4日下午

14:30其他三名形象保安到指定位置，立军姿待命。D 4日下

午14:45XXX外保安将石凳搬开，打开一个通道，让参观车

辆通行。其余时间，禁止其他车辆进入。E 4日保安加强巡

逻，防止一切车辆进入XXX、XXX间的广场停放。F 【XXX】

负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间，在XXXX及

XXX正大门安排形象保安。尤其是要位置好当天机动车停放

秩序，接待前30分钟在XXX及XXXX安排形象保安。2.1.1.3

【XXX】负责所有设备正常运转，完成时间4号上午

12:00.2.1.1.4 信息中心【XXX】负责XXXLED显示屏欢迎

词的更换，内容为：XXXXXXXX欢迎您光临。2.1.1.5 XXX

负责车辆的安排;A 7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商

务车到XXX接待客人。并按参观流程，负责全程的接送工

作。B 依维柯上准备视频资料（播放公司宣传片）。C、每辆

车上准备2件水。2.2.2招商部（负责人：XXX）第2页 共

3页 内部资料 严禁外传 违者必究2.2.2.1XXX负责XXXX

的现场维护及秩序。2.2.2.2 协调沙盘人员进行沙盘的讲

解.2.2.2.3负责酒店会场现场氛围的布置。(会场的布置包括

会场四周的装饰和坐席的配置,LED欢迎词的拟定,会场内适

当的轻松盆景盆花.桌面上摆放矿泉水,摆放美观统一.2.2.2.4

坐席上摆放参会者的姓名水牌.2.2.2.5物料准备: 精美签到布

1件,签到指示牌1个,宣传资料，招商手册、手提袋各73份,

矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传

资料.2.2.2.5人员分工: 签到人员：XXX,引领人员：XX,主持

人：XX2.2.2.6具体操作过程:沙盘讲解，讲解人XX-----从

XXXX统一接参会者到达下榻酒店会场----参会者依次签到

------XX引领已签到人员至会场就座----主持人XX暖场，X

总致欢迎词并介绍XXXXXX整体规划-----主持人介绍XXX

上台讲话------主持人XXX做会议总结、结束词-------公司安

排车辆统一送参会者离场。2.2.3XX部（负责人：XXX）2.2.3.1

负责现场秩序维护及管理。2.2.3.2负责参加路线的确定及讲

解。2.2.3.3准备矿泉水。2.2.3.4负责现场导购及灯光的处理。

2.2.4XX部（负责人：XXX）2.2.4.1负责全程摄影拍照。2.2.4.2

负责全程串词及发言稿的拟定1.由行政人事部【XX】、

【XXX】和【XXX】，在7月4日下午14:00对整个接待现

场进行最终检查。2.陪同人员在7月4日14:45，在XXXX

大门口集合。七、总结：1.留下相关的联系方式。2.将本次

接待影像保留档案部。第3页 共3页 内部资料 严禁外传

违者必究