包钢(集团)公司档案信息化建设初探

2023年12月25日发(作者：传祺gm8图片)

包钢(集团)公司档案信息化建设初探

陆莹

【摘 要】根据包钢档案管理现状 ,提出了档案信息化建设要从档案收集、管理、保管、统计、鉴定、利用、编研等方面开展.

【期刊名称】《内蒙古科技与经济》

【年(卷),期】2015(000)024

【总页数】3页(P51-53)

【关键词】档案管理;信息化

【作 者】陆莹

【作者单位】包钢(集团)公司办公厅,内蒙古包头 014010

【正文语种】中 文

【中图分类】G270.7(226)

包头钢铁(集团)有限公司是国家“一五”期间建设的156个重点项目之一，1954年建厂，1998年改制为公司制企业，是内蒙古自治区最大的工业企业，是我国重要的千万吨级钢铁工业基地、世界最大的稀土工业基地，拥有“包钢股份”和“包钢稀土”两个上市公司。

“十二五”时期，包钢率先打造内蒙古自治区首家收入超千亿元企业，同时立足长远，全力打造百年老店，进入行业一流，世界500强。包钢档案馆应以此为契机，围绕公司的发展战略，进一步强化档案管理，构建新的档案资源体系、安全体系和利用服务体系，积极推进档案信息化工作，实现档案工作的可持续发展。笔者就包

钢档案馆信息化建设工作谈谈自己的见解。

包钢目前的档案管理模式还处于手工管理状态，工作效率较低，无法实现档案工作规范高效的管理，无法为利用者提供快速便捷的服务。馆藏几十万卷海量档案，没有现代化的软硬件建设作支撑，跨区域、跨部门利用档案信息的难题无法得到有效解决。各下属部门的档案数据无法通过有效的网络手段进行及时归档，档案收集的及时性、全面性、安全性没有保障。各类生产业务系统及经营管理系统的大量数据分散在各系统中，无法实现规范管理、安全存储、统一利用。各下属单位档案管理水平参差不齐，公司无法通过技术手段对各下属单位档案业务的进行管控、监督、业务指导。

针对上述情况，包钢需在现有管理模式基础之上，本着“高起点、高水平”的要求，逐步推进档案信息化工作。

档案信息化是提升管理服务能力的必要手段，是提高工作质量和效率的重要途径，是档案信息资源综合开发利用的重要基础。根据包钢档案馆馆藏资源及档案信息化建设项目推进需要，从基础设施建设、应用系统建设、数字资源建设3个方面提出项目建设内容，全面提升包钢档案信息化水平。应按照“整体规划、分阶段实施”的原则制定了项目实施方案，通过档案信息化建设工作，逐步建立档案信息化目录数据库、全文数据库和多媒体数据库，最终建成包钢数字化档案馆。

档案收集模块主要包括以下3方面功能：①实现OA系统数据(收发文、草稿、附件、阅办单、签发单等)的自动化归档。 ②实现ERP系统中各类重要报表、账簿、凭证以及各类元数据的自动化归档，并提供完善的数据归档建议，包括数据归档范围、内容和方案等。 ③可自行实现电子档案的导入，能够对大容量和多种格式的电子文件或音视频进行批量的上传，并且支持断点续传。

上述功能中，OA系统、ERP系统数据的自动归档需在建立数据接口的基础上，进而实现两系统中日常生成数据的自动归档。自行实现电子档案的导入主要指馆藏档

案电子化后的批量导入，以及日常生成数据的及时导入。

3.1.1 馆藏档案的导入

系统应提供将馆藏纸质档案、声像档案等进行数字化加工后的数据导入到档案系统中的功能，按照国家相关标准、规范和行业标准将文书档案、科技档案、声像档案、荣誉档案等信息进行数字化加工工作后，按照一定的数据格式和压缩算法存储并上传，经过整理、修改、添加、补录后归档到档案库。同时，为支持全文检索，对于文字扫描件，能支持OCR文本识别，系统对扫描文件形成的图像文件需要实现高分辨率的识别。

3.1.2 日常生成数据的导入

日常产生的档案数据的导入，需要提供相应的数据录入、修改、删除界面。系统需提供便捷的移交、接收功能，档案管理部门具备接收功能，要接收归档单位移交的档案，并对数据进行科学的管理。

3.1.2.1 元数据管理。随需定制各类档案数据条目项著录规则，各类档案元数据管理需遵循国家标准、主营行业相关标准。

3.1.2.2 电子原文管理。提供单个文件上传，或者电子原文批量上传。

3.1.2.3 文本识别管理。支持OCR识别，并提供在线截屏，并对截屏内容进行OCR识别，文本摘录处理。

档案整理模块主要包括以下3方面功能：①对馆藏档案资源进行数字加工；②对OA系统、ERP系统自动归档及新导入的电子档案进行预归档、整理、归档审批等；

③自动生成目录和各类文档需要的表格(封面、案卷目录、卷内目录、脊背卡，卷内备考表等)。

针对上述功能要求，系统需支持一文一件管理和传统组卷管理，按照接收、整理、提交，严格把关数据录入格式、录入的规范，确保完整正确；通过系统整体控制必填项、字典选择项、随机项，规范数据类型、减少可能存在的失误；支持全流程整

理，提供档案业务归档工作流引擎，将传统的固定方式收发文登记与整理的工作改为采用图形化流程定制的模式，可以根据用户单位的业务模式不同来定义不同的档案整理和归档过程，使用人员只需要通过流程步骤的拖拽和参数的设置就可以进行业务流的量身定制，彻底解决了传统的档案管理复杂多变的业务流程；同时支持档案整理操作：批量将各部门收集的档案数据分类别、分档案库进行编号(生成档号，档号查重)→编目→装盒(生成盒号)→上架处理(事先配置好实体存放规则，系统自动为每份档案赋予位置号，从而实现电子档案和实体档案的同步、一一对应管理)，并对档案的补录可实现在原有档案序列下插号。

档案的保管分为档案实体的保管和电子档案的保管，档案实体必须要与电子档案相严格对应，以便能够检索出档案目前的状态、存放的位置以及出入库情况等。档案保管的功能包括库房图形化、档案的上架、借阅登记、支持条码管理、库房日志管理、库房温湿度管理等。

3.3.1 库房图形化

通过图形化方式将库房全面地展示出来，真实地模拟用户在库房当中的各项操作。可根据库房实体情况定义电子化库房图形和档案排列方式，系统提供一键式库房号标引，档案自动装盒、上架功能。库房实体管理采用三维仿真的技术来展示档案库房，并可用图形化的方式显示档案外借、损坏、修裱、丢失、扫描等状态，可以图形化显示库房的库存及实体排放情况。

3.3.2 档案上架

对档案上架过程进行管理，区分上架目录和未上架目录，并对相关上架、下架和转移的工作进行相应记录。

3.3.3 借阅登记

电子档案借阅操作自动触发档案借阅流程。借阅流程的目的是对用户的权限申请进行审核，同意则赋予相应的权限。

实体档案的借阅者可在系统中提交申请，并由档案管理员授权，方可办理相关手续。

3.3.4 支持条码管理

系统需支持条码管理，方便档案利用和存放时，能够清晰快捷的定位，减轻档案利用、存放时的繁琐操作。

3.3.5 库房日志管理

建立记录库房日常工作的库房日志台账，并对其提供登记、检索、变更、统计等方面的相应功能。

3.3.6 库房温湿度管理

库房温湿度管理也就是在每天的指定时间对档案库房进行温湿度测量登记，在档案馆管理员的电脑终端实时显示数据，对异常情况报警，并且对每月和每年的库房温湿度进行自动计算统计，同时生成月统计表、年统计表并打印输出。

统计功能是掌握档案资源的总量、分布情况以及利用服务等的重要手段，是指导档案工作发展的重要信息依据。因此，系统通过提供自定义统计功能的方法，不仅可以完成日常统计需求，还能根据实际需要，在现有档案资源中进行相关统计、分类和汇总。

系统提供可以定制、维护的报表模板，可创建、维护、导入、导出相关档案数据的统计报表。针对日常使用的统计报表，系统应提供常规统计模式，主要应有如下几种。

3.4.1 综合、分类统计

库藏档案总量、分类统计，年度接收档案总量、分类统计，年度销毁(或移交)档案总量、分类统计等。

3.4.2 借阅统计

统计档案借阅的情况，主要是指按借阅人、借阅时间、借阅档案内容等条件进行统计，以充分掌握档案利用的情况。统计查询用户、时间、次数、打印张数等。

3.4.3 检索统计

主要用于统计和监控用户通过网络对档案信息的访问和利用情况。主要有按检索人、检索时间、检索档案以及资料名称进行统计和按浏览、下载次数进行统计。

3.4.4 档案资源统计

对馆藏的各种档案资源和状态进行统计。

3.4.5 统计年报管理

档案管理员输入年份和填报单位或者单位类别代码等信息，系统自动统计报表做汇总统计，经过确认后上报到上级部门。上级部门档案管理员接收下属机构档案部门的上报的数据，并和本单位数据进行汇总综合统计，最终形成所需报表。

3.4.6 档案利用统计

可利用系统提供的利用统计功能，按任意时间段统计来馆查档的人次、利用档案资料卷次、不同地区利用者来馆的查档目的和查档内容。统计不同内容档案的利用频率和利用效果。

系统应提供较强的报表设计功能和方便灵活的统计方式，用户可根据自己需要定义各种目录表和统计表，通过对数据库内数据信息的处理，能够及时、准确地输出各种统计报表。

档案保管期满时，系统应及时弹出提示提醒档案管理员，并对保管期满的档案进行价值鉴定以确定该份档案是销毁还是继续保存。根据鉴定意见，提供档案保管期限调整、手动选择是否销毁案卷、文件等功能；完成档案销毁处理，可以选择是否从数据库中清除或转移到暂存库待一段时间认为确无保存价值后，再从销毁库中销毁；系统还应提供档案销毁目录、销毁鉴定报告的打印功能。

对系统提供的到期档案目录进行价值鉴定，填写鉴定意见，确定是否可以开放。鉴定为开放的档案目录要请主管领导审核，经批准后方可对外开放，并设定新的利用权限划定。

3.6.1 数据检索

系统应提供不同的查询范围和服务等级，使利用者只可以在划定的一定范围内查询其拥有访问权限的部分档案。

3.6.1.1 条件检索。就是先选择档案类型，然后根据输入的条件组合进行检索，可以选择所有可用于检索的字段，并且可添加查询条件或条件组，精确地查询到所需档案信息。

3.6.1.2 分类检索。可以根据档案的分类表进行检索查询。

3.6.1.3 跨类检索。可以允许用户随便输入条件，在所有档案类型中进行检索查询。

3.6.1.4 全文检索。可以根据文件的正文内容进行检索和查询， 应用于档案内容的检索，输入关键词即可查询。全文检索应提供同义词的查询功能，保证档案的查全率；支持分布式全文检索技术，提高全文检索的效率和质量。

3.6.1.5 全文目录组配检索。全文目录组配检索是指用户输入关键字后，系统会针对电子文件的内容，以及电子文件目录中著录项的信息两个方面来进行匹配检索。

3.6.1.6 关联查询。系统提供档案关联关系设置功能，在查询到其中的任意一件档案信息时，都可以同时查看到与它相关联的其他档案内容。

3.6.2 借阅管理

可以实现纸质档案和电子档案的借阅管理，包括纸质档案的借阅登记、催还、续借，以及电子档案的在线借阅申请、审批和浏览，并通过数据检索等多种方式对需要借阅利用的档案进行快速、准确的定位。

3.6.2.1 借阅管理。①借阅申请。借阅者在借阅前查询到所需档案后，需填写系统提供的电子借阅单，向档案管理员申请借阅，便于掌握服务对象情况和利用统计。②借阅审批。档案管理员根据借阅要求查找需要借阅档案信息，对借阅单进行审批，符合条件的，打印并填写档案借阅登记表，其中涉及企业机密的档案需经主管领导

审批。此档案借阅申请审批流程可以由档案系统管理员进行自定义。 ③借阅移交：经审批后允许借阅的档案，申请人进行借阅并填写移交/签收单；未审批通过的借阅单系统自动退回给申请人。④借阅期限。系统可以采用默认的借阅期限，也可由档案管理员根据实际情况手工设置借阅期限。

3.6.2.2 归还管理。 借阅人归还所借档案，根据归还档案信息，填写档案借阅登记表，并打印和填写档案利用效果登记表。

3.6.2.3 催还管理。 在到达规定的借阅期限前三天或指定的天数时，系统自动以邮件或短信方式通知借阅者归还所借档案。

3.6.2.4 查询统计。 一般按借阅目的、借阅部门、借阅档号(如案卷号统计，可统计出各个被借阅的案卷借阅次数，从而统计出哪些案卷利用率较高)、统计利用卷次、统计利用人次、室藏利用率等。

可根据档案借阅、归还、催还等情况进行单条件、多条件、模糊查询和统计，输出直方图、圆饼图、曲线图等多种示意图；可以打印借阅登记表、档案利用效果登记表、查询统计结果、借阅清单、催还清单等。

档案编研以档案数据为基础，利用提炼、类聚、相关等方法，进行数据二次整合。通过包钢档案信息化系统对档案信息进行资源整合，建立起有效的、方便的文件索引目录和参考文献，提供摘要式、汇编式和著作式的编研成果，提升信息的价值和利用率，便于各类人员对档案信息的综合利用。提供档案大事记的材料收集和编辑，使编研人员可以直接利用本系统进行原始档案资料的查询，自动转入编辑模块进行选题收集、编辑，提高编研工作效率。

系统应提供自定义编研库。可以新建和删除编研库，选择录入编研库的字段顺序和设置编研库排序。可自定义编研库分类。可以根据单位的编研主题要求，按照编研主题搜索相关档案信息数据转入到相应的编研库里，调整后输出形成编研目录，并能够与档案原件挂接，实现与编辑软件的无缝联结，自动形成相关表格。

用户可以在系统中组建档案编研小组，通过网络协同工作，进行资料收集、编辑，并能将编研结果，通过一次加工档案编研成果的形式，二次加工档案编研成果的形式发布到企业数字档案信息发布平台上。

以上是对包钢档案信息化建设工作的初步想法，还有许多不成熟的地方，此项工作正处于开展中，还需不断完善，争取使包钢信息化建设工作从比较落后走到行业先进水平。

数据检验、目录生成、数据统计、自动打印输出等。并运用身份认证保密，询问控制等技术确保电子档案信息的安全性及合理利用。