2021年中国电信会议接待方案

2023年11月30日发(作者：凌志350轿车)

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中国电信会议接待方案

（一）会议接待方案的含义

会议接待方案是指安排与会者的组织、协调、会议管理等接

待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在

会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。

（二）会议接待方案的基本内容

1．接待对象和接待缘由。 会议的接待对象的种类众多，包

括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正

式和列席）以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也

有联合组团参加的，还有一些研发、研讨会，每一种接待方案一

定要明确具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘

由、目的和意义。

2．接待方针。

议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确

定。

3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对

象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。

4．接待内容。

包括接站、食宿安排、欢迎仪式、翻译服务、文艺招待、票

务、返离送别等方面。

5．接待日程

写明各项接待活动的日程安排。

6．接待责任。

并细化到每个接待人员。如大

型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分

别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联

系等工作。

7．接待经费

写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时包含安排诸如参

观等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布

的接待方案一般不写这一部分的内容。

（三）会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地

点、与会人员范围。

3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、

请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，

拜访席签、话筒，并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会

者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

(5)摆放适宜花卉。

7、后期服务工作。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工

作。

（四）会务组织与服务工作

1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，

与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，无

关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。

8、为与会人员预订车、机票等。

三、会议善后工作

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送

站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4、做好会议报道工作。

会议接待方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如

下：

一、会议主题： 待定

二、会议时间： 20__年x月x日至20__年x月x日

三、会议地点： __x-__x-x酒店。

四、环境布置

（一）会场外区域布置

酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

（二）会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）

布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块 会 议

（一）会议时间：20__年x月x日、x日、x日

（二）会议地点：待定（200人会议厅）

（三）会议内容：待定

（四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放

2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花

3）会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾

4）会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面（x日、x日）无线

麦若干、背景音乐、X展架

（五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于

离场，按 序下楼，在指定地点合影留念。

给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

第二板块 晚 宴

（一）晚宴时间：20__年x月x日晚（具体时间待定）

（二）晚宴地点：餐厅待定

（三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飘（8个）（空飘内容： ）、

悬挂彩旗、灯笼若干、

大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、

灯光音响、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内容

介绍）

第三板块 会议接待

（一）工作内容

1、会议流程策划；

2、编撰、印刷会议接待手册；

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

8、提供机（车）票的订购服务工作；

1

9、提供专业接待人员服务工作；

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作；

（二）、组织机构及职责

1、综合协调组

工作职责：

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；

（3）负责与组委会内部的全面对接工作；

（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排；

（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、

协调工作；

（6）负责接待服务手册的编制工作；

2、接待服务组

工作职责：

（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧

鲜花接机。

（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、

往返时间、与会具体意向；

（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交

通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务；

（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；

酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排（5）负责协助嘉

宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间

钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布

置鲜花、茶歇、会议流程等）

（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；

3、服务保障组

工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、

会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一拷贝、播放是

否正常、速记安排、会议位置安排

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块 会后考察

一、会后考察：

1、如果会议结束后，安排会议考察，请提前确认人数和线

路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手

里。

2、会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路

报名咨询点。

二、当地景点参观

二、其他服务：

如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服

务。

订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录

后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随

送机人员前往机场。

2

附：会议要求调查表

服装工程系

11制版一班 20__611065 窦水雪

3

会 议 接 待 策 划 方

案 服装工程系

11制版一班 20__611065 窦水雪

4

会议接待方案

为确保各项会议接待工作的顺利进行，特拟定方案如下：

一．会议主题：待定

二．会议时间：20__年6月7日星期四9：00-16：00

三．会议地点：淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室

四．参会人数：35人左右

五．环境布置：

（一） 会场外区域布置：悬挂横幅，表示对各位参会的企

业家的热烈欢迎。

（二） 会场内区域布置：

1.购置白板，准备好相应的办公文具等。

2把原来的围桌撤掉，放进大约40张椅子，供与会人员就

做。（必要时可以给领导安排座椅，座椅上贴有领导的名字，以

便对号入座）

3.需饮水机一台，以便于与会人员休息时饮水。

六．人员配置：

（一）.会前布置：人员于8：40左右安排就位，公司一楼

门前设接待人员一名，二楼会议室门前设接待一名。

（二）会中布置：安排三名我公司员工，进行会中服务，一

名服务人员将为讲师服务，配合讲师顺利完成此次培训；一名服

务人员负责饮水等工作；另一名服务人员，在办公室，负责行政

保障工作。

（三）会后布置：培训完毕后，可按派我公司一到两名员工，

进行疏导企业家离开会场。

（四）午休时间布置：会议人员如有需要，可由我公司派出

员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题，午休时，需安

排一名员工在前台坐班，为与会人员提供服务。

七.礼貌用语

为树立我公司良好形象，我公司员工在接待与会人员时，还

需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：你好，欢迎

来到汇科机电/请这边走等；会议结束后，可说：再见，请慢走，

欢迎您下次光临等。

会议接待方案

我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作

经验，以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、

有条不紊；使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分

心劳神，而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩，取得意想不到

的收获！

会议策划简介：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会

场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌

签、签到台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计

制作、请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频

设备、灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾

礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的\'制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根

据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参

会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待程序：

1、 我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最

高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规

模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、

档次的商务会议服务设施。

2、 我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系

列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用

品及会议现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体

宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几

个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7优惠价格的预定服务，并

完全考虑您的要求，为您推荐

适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素

的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同

要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。

7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时

为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据

您的要求精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、

生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念

品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门

的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念

品送到会场或指定位置。

会议接待内容

【接待类别】：

各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、

论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推

广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行

业研讨会等各类型会议等。

【接待人数】： 不限。

【会议参考】：

（ 1 ）、会议酒店范围：

二星级酒店（★★）、三星级酒店（★★★）、四星级酒店

（★★★★）、五星级酒店（★★★★★）。

（ 2 ）、会议室范围：

根据需要可提供 5 人以上的会议室或报告大厅。

（ 3 ）、会议用餐范围：

25 元 / 人 / 天 --180 元 / 人 / 天，多种标准供选择。

（ 4 ）、会议用车范围：

丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩

国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中

高档轿车，任你们选择。

（ 5 ）、会议接站及用车：

专车将全天接站 , 优惠价格提供会议期间用车服务。

（ 6 ）、会议票务：

免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。

（ 7 ）、旅游考察安排：

提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活

动。

（ 8 ）、会议娱乐及活动：

协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠

选择的建议！

（ 9 ）、会议礼品：

向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做

好会议礼品的解说与建议工作。

备 注：以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活

动，具体建议，具体策划、具体协商。

会议接待流程

一：会议资料准备

1：会议资料由贵公司提供，其中文字资料，由承办单位按

会务组要求根据参会 人数印制。

2：会议资料（主办单位提供）

3：领导发言稿（主办单位提供）

4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到

达消息。

5：项目执行情况资料（主办单位提供）

6：展板所属图片（主办单位提供）

7：广告牌高计稿

8：欢迎布标、会议室布标

9：会议礼品（按参会人数准备）

10：会议代表证

11：会议用餐券

二：设备及设施准备

1：投影仪、多媒体电脑一台

2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

3：会议室一间（根据入会人数)

4：车辆准备

5：麦克风3只

6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供）

7：会议形式：座谈及课桌形式

8：照相机一台

9：摄影机一台、由专业人员操作

三：会前准备工作程序

1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或

分组讨论)（会标、 广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电

源、桌椅、茶杯及服务员安排）按

部落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人

员协商确定会务组房 间，选定领导、专家及主要代表入住的楼

层、房间类型、房号、需要放置的水

果种类及特殊安全保卫工作。

3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程

度，再次落实菜单及 服务到位情况。

4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、

就餐卡、广告牌、 商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯

光亮度、通道畅通等情况，会间摄

影、摄像设备，人员的准备。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、

楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。

6：成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就

诊。

7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示

箭头。

四：会议其它费用开支预算

1：代表证：2元/张

2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台

背景1.9米X5.7米，需 用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺

寸、颜色收费、制作费约400—500元

3：展板：根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。

4：临时用车：别克商务车，现在瑞风商务车，桑塔那，11

座金杯车

5：宴会标准（由贵公司订标准）

6：水果

7：纪念品

8：资料打印、复印

9：照相、摄像

10：其它

五：会场布置

1：布标

2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场

3：设立会务人员发放会议用品及文件

4：确定会场摄影点和时间

六：人员安排

1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，

财务人员，票务，考 察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、

会议室）

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及

服务

3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员

4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术

好的配套车辆。此小 组负责会议临时接待服务工作。如：专家、

领导临时出行，就餐、会见等活动

5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导

游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、

人数及相关的一些服务，确保代表 会议期间的生活服务

七：发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需

要，开据的正式发 票及酒店的住宿发票。

八：会议接站

1：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接

站牌，一块设在正门 出站口，一块设在提取行李出口处。火车

站设一块醒目接站牌。

2：人员及车辆安排

1）：人员：机场设1-2人、（领导、专家除外）

2）：接站车辆：根据会务组要求派车

3）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派

专人专车接送，需要 送花、护照的提前安排，保证准确安全接

待。

九：会议报到

1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、

“票务处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通

讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察

线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、

细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要

求。

4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、

纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，

同时办理行李寄存

6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表

7）：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

十：会议期间

1：要求酒店落实叫早服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间

临时发生的问题，确保会议正常进行

3：会议室布置情况落实

4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社

计调反馈

6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

十一：会议考察

1、代表的安全问题

1）、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。

2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察

顺利进行。

3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保

代表的人身安全。

4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间

及方向分批送行，取保顺利返程

十二：会议结束工作

1：会议结算

1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会

议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、

用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、

准确无误

2）：向会务组提供所需发票

3）：返还会务组附加的会议利润

4）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支

中，争取最大的利益 2：会议返程

1）：我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，

我方承诺确保代表顺利返程

2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送

站服务，并向会务组赠送特色精美礼品

3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，

并向会务组反馈

公司会议接待方案

为了接待__年X月X日，__X一行到公司，为确保本次活动

有序开展，特制定如下接待方案：

一、接待时间：待定

二、接待地点：公司会议室

三、接待对象：待定

四、接待前准备工作安排：

1. 成立接待小组

组 长：__X（相关工作部门的领导）

成 员：__X、__X、__X

组长或指定人员全程陪同，讲解。

2. 行政接待组

2.1 车辆组

2.1.1 提前做好接送准备工作，明确时间、司机、车辆（车

辆各项情况的检查）。

2.2 绿化组

2.2.1 对厂区环境进行清洁打扫。

2.3 卫生组

2.3.1 对公共区域卫生进行打扫，重点清洁会议室、卫生间。

2.4 食堂

2.4.1 提前请示食堂用餐质量即菜品等；

2.4.2 提前准备好客用餐具、筷子等

2.5 行政接待组

2.5.1 会场布置

a 鲜花、桌签、条幅、笔、本、矿泉水、茶水、烟灰缸、纸

抽、香烟等是否配置，视具体情况而定。

b 投影设备等调试、LED欢迎词的拟定、全程跟踪摄影照相

并于此次会议结束后存档。 c 参会人员若过多，须提前准备椅

子。

d 饮料茶水的配置，红茶、绿茶、咖啡等是否配置。

e 是否需要配置水果，需提前采购。